Privacyverklaring RegeltHet

Datum van laatste aanpassing: 17 februari 2023.

1. Inleiding

Doel van de dienstverlening van RegeltHet is het ontzorgen van werkgevers door luxe, gepersonaliseerde cadeaus en attenties voor hun werknemers te verzorgen. Denk aan het vieren van een werkjubileum, een huwelijk of de geboorte van een kind. RegeltHet beschouwt het daarbij als haar persoonlijke missie om gepersonaliseerde cadeaus te verzorgen waar de werknemers van haar klanten écht blij mee zijn. Om dit mogelijk te maken is het nodig dat RegeltHet bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt.

RegeltHet vindt het belangrijk om zorgvuldig en conform de toepasselijke privacywet- en regelgeving om te gaan met uw privacy. In deze privacyverklaring licht RegeltHet toe hoe zij omgaat met uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt en/of – via uw werkgever - gebruik maakt van ons platform en onze diensten.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring richt zich tot alle personen - ook wel de betrokkenen genoemd - van wie RegeltHet als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personeel van RegeltHet. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites of diensten van derden die eventueel via (links op) deze website kunnen worden bezocht of die uw persoonsgegevens via deze website verzamelen.

Deze privacyverklaring is derhalve van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

  • (werknemers en overige relaties van) klanten van RegeltHet;
  • (werknemers en overige relaties van) potentiële klanten met wie RegeltHet contact heeft gelegd of wil leggen;
  • (werknemers en overige relaties van) (toe)leveranciers van RegeltHet;
  • alle andere personen die contact opnemen met RegeltHet of van wie RegeltHet anderszins persoonsgegevens verwerkt.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de entiteit RegeltHet VOF. Wij zijn statutair gevestigd te (3732 AG) De Bilt, aan de Groenekanseweg 70.

In het kader van haar dienstverlening stelt RegeltHet haar platform ter beschikking aan haar klanten (werkgevers). Als u een betrokkene bent die via Regelthet relatiegeschenken krijgt, verwerkt uw werkgever ook bepaalde persoonsgegevens van u. Voor persoonsgegevensverwerkingen waarvoor de werkgever verwerkingsverantwoordelijke is kunt u zich tot uw werkgever wenden.

4. Doel verwerking persoonsgegevens

RegeltHet verwerkt persoonsgegevens zodra u deze website bezoekt, een account aanmaakt en/of ons platform bezoekt en/of gebruik maakt van onze diensten. RegeltHet verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens voor de hierna te noemen doeleinden:

  • Het uitvoeren van een overeenkomst waarin uw werkgever ons opdracht heeft verstrekt voor het leveren van onze diensten;
  • Voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen. Een voorbeeld hiervan is het voeren van onze financiële administratie;
  • Het voeren van een correcte administratie;
  • Facturatie van de verleende diensten en het innen van declaraties;
  • Het onderhouden van contact met u. Zo houden wij uw contactgegevens bij in ons klantsysteem en kunnen deze worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd;
  • Marketing- en communicatieactiviteiten, zoals het verbeteren van onze product- en dienstinformatie, het uitvoeren van gerichte marketingacties en het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken;
  • Het verbeteren en beveiligen van ons platform; 
  • Het goed te laten functioneren van ons platform, waarbij ook persoonsgegevens voor functionele, tracking- en marketingdoeleinden worden verwerkt (verwerkingen van persoonsgegevens voor deze doeleinden vinden plaats met behulp van cookies).
  • Het maken van gebruikersstatistieken. De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij onder andere om onze website te verbeteren;
  • Overige situaties waarin RegeltHet een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

5. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

RegeltHet verwerkt de navolgende (soorten of categorieën van) persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van haar dienstverlening:

  • (Contact)gegevens en andere persoonsgegevens van onze klanten, dan wel van derden die nodig zijn voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst;
  • (Contact)gegevens die u ons (in eerste instantie) mondeling heeft verstrekt waaronder gegevens op visitekaartjes;
  • Contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld in het contactformulier op onze website;
  • Persoonsgegevens van u verkregen via gepersonaliseerde vragenlijsten ‘vrij’ vertaald naar de volgende categorieën van vragen:
    • Categorie dranken
    • Categorie sporten / hobby’s
    • Categorie lekkernijen
    • Categorie allergieën

Daarnaast verwerkt RegeltHet in voorkomende gevallen persoonsgegevens die zij heeft verkregen uit openbare bronnen, zoals:

  • Persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) social media platforms zoals LinkedIn;
  • Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • Persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) websites.

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt RegeltHet omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of omdat deze via openbare bronnen bekend zijn geworden.

6. Grondslagen waarop wij uw persoonsgegevens verwerken

RegeltHet verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de hierna te noemen grondslagen als bedoeld in artikel 6 van de AVG:

Toestemming

Als u toestemming heeft verleend mogen wij uw persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij aan het invullen van de gepersonaliseerde vragenlijsten om Regelthet in staat te stellen om u namens uw werkgever een gepersonaliseerd cadeau toe te kunnen sturen. U heeft het recht om een reeds gegeven toestemming weer in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de persoonsgegevensverwerkingen op basis van uw toestemming voorafgaand aan de intrekking daarvan.

Wettelijke verplichting

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor zover wij wettelijk verplicht zijn om een administratie bij te houden en te bewaren.

Gerechtvaardigd belang

Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij of een derde partij daar een gerechtvaardigd belang bij heeft. Die verwerking mag vervolgens geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Deze verwerkingsgrondslag geldt in ieder geval voor de volgende verwerkingen:

  • Het verwerken van contactgegevens en geboortedata om de dienstverlening van RegeltHet voor de klant (i.c. uw werkgever) uit te kunnen voeren. RegeltHet verwerkt in dit kader persoonsgegevens om u (i.c. de werknemer) een vragenlijst per mail te kunnen sturen en cadeaus (voor o.a. uw verjaardag) te kunnen verzenden;
  • Het verwerken van persoonsgegevens (hoofdzakelijk door functionele cookies die geringe gevolgen hebben voor uw privacy) die nodig zijn voor het optimaal kunnen functioneren en exploiteren van het Platform van RegeltHet. Het belang van RegeltHet is het hebben van de mogelijkheid om het platform op de best mogelijke wijze aan te kunnen bieden.

7. Bewaartermijn persoonsgegevens

RegeltHet bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor uw persoonsgegevens worden verzameld, tenzij er een wettelijk langere bewaartermijn geldt.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

RegeltHet deelt uw persoonsgegevens met derden indien dit noodzakelijk is om het doeleinde van de verwerking te behalen. RegeltHet verstrekt uw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, onder andere aan de volgende (categorieën) ontvangers:

  • De externe hostingleverancier op wiens servers uw persoonsgegevens worden opgeslagen;
  • De externe partijen die worden ingeschakeld voor het labelen en verzenden van de cadeaus/presentjes;
  • De externe ontwikkelaar van de website van RegeltHet voor o.a. onderhoud aan de website;
  • De externe boekhouder van RegeltHet voor het verzenden van facturen;
  • Een externe maildienst voor het versturen van mails aan u.

RegeltHet zal daarnaast wettelijke verplichtingen, rechterlijke bevelen en/of door de bevoegde autoriteiten verstrekte bevelen om uw persoonsgegevens met derden te delen opvolgen.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben een aantal rechten die u bij de verwerkingsverantwoordelijke kunt uitoefenen. Dat zal in sommige gevallen bij uw werkgever (onze klant) zijn. Voor zover RegeltHet de verwerkingsverantwoordelijke is voor uw persoonsgegevensverwerking, kunt u in beginsel de navolgende rechten uitoefenen bij RegeltHet.

U heeft het recht bij RegeltHet een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door RegeltHet worden verwerkt. Wanneer u van mening bent dat die persoonsgegevens niet of niet langer volledig zijn, kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde.

Bovendien heeft u in sommige gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door RegeltHet. Dat kan voor zover de persoonsgegevensverwerking is gebaseerd op noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen dan wel ten behoeve van direct marketing plaats vindt.

RegeltHet zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. U kunt uw verzoek zenden aan RegeltHet via de onderaan deze privacyverklaring opgenomen contactgegevens. Wij kunnen, wanneer u een verzoek tot ons richt, vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen.

10. Cookies

Het platform van RegeltHet maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën (voor het leesgemak hierna gezamenlijk aangeduid als ‘cookies’) om aanvullende gegevens over het gebruik van het platform te verzamelen en diensten te verbeteren.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine bestandjes die tijdens een bezoek aan het platform op uw harde schijf worden geplaatst. Dankzij deze cookies hoeft u bij een later bezoek bijvoorbeeld niet opnieuw dezelfde informatie in te voeren of taalinstellingen te kiezen en kan RegeltHet de algehele gebruikerservaring van het platform verbeteren.

Cookies op het platform

In de onderstaande tabel is vermeld welke cookies op het platform van RegeltHet gebruikt worden ( RegeltHetWel), waarvoor deze gebruikt worden en gedurende welke periode de hiermee verzamelde persoonsgegevens worden bewaard.

Naam Cookie Functie/doel Cookie

Verval
/bewaartermijn cookie

Functionele cookies

   

XSRF-TOKEN

Er wordt automatisch een XSRF (soms ook CSRF genoemd) “token” gegenereerd voor elke actieve gebruikerssessie die wordt beheerd door de toepassing. Dit token wordt gebruikt om te controleren of de geverifieerde gebruiker daadwerkelijk degene is die de aanvragen naar de toepassing doet. Het token wordt automatisch gegenereerd en toegevoegd bij elke pagina request.

2 uur

__cookie_consent

Geeft aan of de cookie consent getoond moet worden of dat hij al geaccepteerd is.

1 jaar

regelthetwel_session

Sessiecookies stellen websites in staat om gebruikers binnen een website te onthouden, wanneer zij van de ene naar de andere webpagina gaan. Deze cookies vertellen de server welke pagina's hij de gebruiker moet laten zien.

2 uur

Tracking cookies

   

Marketing cookies

   
     

Cookies toestaan

RegeltHet plaatst altijd functionele cookies die geringe gevolgen hebben voor uw privacy. Tracking- en marketingcookies plaatst RegeltHet alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Toestemming geven kan door bij uw eerste bezoek aan het platform bij de cookiemelding op ‘Accepteren’ te klikken. Dit is echter niet verplicht. Ook als u RegeltHet geen toestemming geeft voor het gebruiken van tracking- en marketingcookies, kunt u het platform gebruiken. Het platform zal dan echter wellicht niet optimaal werken.

Cookies verwijderen of blokkeren

U kunt de cookies van RegeltHet te allen tijde verwijderen of blokkeren. Onderstaande links beschrijven per browser hoe cookies geblokkeerd of verwijderd kunnen worden:

  • Chrome
  • Firefox
  • Internet Explorer
  • Edge
  • Safari

11. Wijzigingen van deze privacyverklaring

RegeltHet kan deze privacyverklaring aanpassen. Dat doen wij bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken. De datum van de laatste wijziging staat vermeld aan het begin van deze verklaring.

12. Vragen en klachten

Indien u nog vragen heeft over onze privacyverklaring, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. U kunt ons bereiken via de onderaan deze privacyverklaring opgenomen contactgegevens.

Mocht u van mening zijn dat wij uw persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerken en wij geen/onvoldoende gehoor geven aan uw bezwaar of verzoek, zoals hiervoor omschreven, dan kunt u een klacht indienen bij ons via de onderaan deze privacyverklaring opgenomen contactgegevens. Indien u na afhandeling van de klacht onverhoopt van mening mocht zijn dat wij uw probleem niet hebben kunnen oplossen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Identiteit en contactgegevens RegeltHet

RegeltHet VOF
Groenekanseweg 70
3732 AG De Bilt
Tel: +31615665055
E-mail: thomas@regelthetwel.nl
KvK: 86521667